Ook zo beu dat je meeste prospectie e-mail onbeantwoord blijft? Dat je, na een meeting, een uitgewerkt voorstel naar iemand stuurt (waar je nota bene lang aan gewerkt hebt)…. om daarna geen enkele reactie te ontvangen? Ja? Lees dan mee wat je hieraan kan doen.

Je eerste e-mail bericht is slechts een begin. Hier is een bewezen methode voor het bekomen van meer antwoorden.

Ooit wel eens het gevoel gehad dat je de ‘perfecte‘ e-mail hebt opgesteld, om er alleen maar radiostilte voor terug tee-mail krijgen? Als je net bent als de meeste mensen, dan ken je dat allicht wel.

Immers, een recente studie heeft uitgewezen dat de gemiddelde persoon ongeveer 141 e-mails per dag ontvangt, maar er slechts 40 verstuurt.

Je hoeft geen wiskundige te zijn om te beseffen dat driekwart van de e-mails die iemand ontvangt nooit een antwoord krijgt. De vraag is, hoe kun je het spel in jouw voordeel beïnvloeden om de kans te vergroten dat je deel uitmaakt van die felbegeerde 1/4e van de e-mails?
Want uiteindelijk is je eerste e-mail slechts de helft van de strijd. Zelfs als je alles goed doet, krijg je misschien nog steeds geen antwoord. En als dat gebeurt, zit het succes in de follow-up.

Het probleem is dat veel mensen niet weten hoe of wanneer ze follow-up e-mails moeten versturen. Deze onzekerheid maakt hen ongemakkelijk en als gevolg daarvan, verzenden ze geen follow-up of iets dat niet effectief is.
Lees hier meer over drie beproefde follow-up e-mail sjablonen die je kunt gebruiken om een respons van je ontvanger te stimuleren.

Het 4-weken follow-up e-mail plan

Dit zijn 3 afzonderlijke follow-up e-mails. Merk op dat deze e-mails niet inwisselbaar zijn. Het is een reeks e-mails die over een periode van 4 weken zou moeten plaatsvinden (maak je geen zorgen, ik geef je precieze aanbevelingen inzake de timing).

Onderwerp: even checken

Hey Jan,

Wilde enkel even een vervolg geven aan de e-mail die ik je een tijdje terug stuurde over een ontmoeting voor een kort gesprek over ons voorstel. Je vindt de originele e-mail onder mijn handtekening. Is dat iets waar je geïnteresseerd in kan zijn?

Vriendelijke groeten,

Anne

In de meeste gevallen denk ik dat je zal vaststellen dat één enkel vervolgbericht als het bovenstaande voldoende is om het antwoord te krijgen waar je naar op zoek bent. Maar als dat niet het geval is….

Follow-up e-mail #2: de vriendelijke herinnering

De tweede follow-up e-mail zou 7 dagen na het eerste follow-up bericht moeten komen.
Net als de eerste e-mail is je doel hier niet om de ander een schuldgevoel te geven. In feite zou deze e-mail precies het tegenovergestelde moeten doen. Geef je ontvanger het voordeel van de twijfel en ga ervan uit dat je berichten gewoon ergens verloren gaan. Bijvoorbeeld als volgt:

Onderwerp: heb je mijn e-mail ontvangen?

Hallo Jan,

Ik wilde snel een berichtje sturen om mijn e-mail over een kort gesprek op te volgen.
Aangezien ik nog niets terug gehoord heb, vraag ik me af of je de e-mail wel goed hebt ontvangen. Ik wilde er zeker van zijn dat die niet door de mazen van het net is gevallen (ik weet dat ik zeker al een aantal e-mails heb gemist die per ongeluk in spam zijn beland). Het zou geweldig zijn als je me een snel bericht kon sturen om me te laten weten dat je het ontvangen hebt. Ik heb de originele e-mail hieronder opgenomen.

Vriendelijke groet,

Anne

Nogmaals, adviseer ik om deze e-mail in dezelfde thread te houden als je oorspronkelijke vervolgbericht, zodat de ontvanger alle context en informatie heeft om direct op deze e-mail te kunnen antwoorden.

Follow-up e-mail #3: de laatste kans

De laatste follow-up e-mail dient 14 dagen na de vriendelijke herinnering te worden verzonden. Op dit moment zijn er bijna 30 dagen verstreken, dus het is tijd om de aanpak een beetje aan te passen.
Met dit bericht wilt je een gevoel van urgentie creëren door je aanbod van tafel te halen. Laat ik je eerst een voorbeeld geven, dan zal ik het in kernelementen opsplitsen:

Onderwerp: Nog één keer polsen

Hoi Jan,

Omdat ik niet veel geluk heb gehad om je via e-mail te bereiken, dacht ik dat ik een ander kanaal zou proberen. Ik heb net een voicemail achtergelaten met de follow-up van de e-mail van een paar weken geleden.
Als ik nog steeds niets van je hoor, neem ik aan dat het nu niet het beste moment is en stop ik met het opvolgen van deze zaak. Als ik de situatie verkeerd heb ingeschat en je bent wel geïnteresseerd, stuur me dan een kort bericht. Ik heb de originele e-mail hieronder opgenomen voor je gemak.

Vriendelijke groeten,

Anne

Zoals je kunt zien, bestaat deze e-mail uit twee hoofdcomponenten:

Ten eerste wordt ervan uitgegaan dat je een ander medium hebt geprobeerd om de ontvanger te bereiken. Misschien is e-mail gewoon niet hun favoriete communicatiemethode, zijn hun spamfilters iets te streng ingesteld, of is hun inbox gewoonweg te overbelast. Je kunt dit potentiële probleem eenvoudigweg oplossen door een nieuwe outreachmethode uit te proberen, zoals een telefoontje, sms’je, whatsapp bericht of sociale media.
Ten tweede, het creëert een gevoel van urgentie en schaarste met de regel: “Als ik nog niets van je gehoord heb, neem ik aan dat het nu niet het beste moment is en stop met het opvolgen van deze zaak“. Als de ontvanger enige interesse heeft in wat je aanbiedt of vraagt, dan is het bijna zeker dat je een antwoord krijgt.

Wat als ik nog steeds geen antwoord krijg na deze reeks e-mails?

Het feit is dat – zelfs met de juiste eerste boodschap en de follow-up e-mails van hierboven – je nog steeds niet een antwoord zal krijgen op elke e-mail die je verstuurt (zeker als we het over ongevraagde e-mail hebben).
Als je na het versturen van deze drie e-mail berichten geen antwoord hebt ontvangen, kun je er meestal vanuit gaan dat het nu niet het juiste moment is voor je prospect om ze te beantwoorden. Ik raad je aan om je outreachpogingen 3 à 6 maanden uit te stellen – afhankelijk van de relatie en de context – en het dan opnieuw te proberen.
Immers: totdat je een duidelijk en definitief “nee” als antwoord krijgt, mag je er altijd van uitgaan dat je prospect mogelijk nog steeds geïnteresseerd is.

Hulp nodig om meer rendement te halen uit je e-mail? Met online scoren? Contacteer ons gerust.